Mit IT im Unternehmen beschäftigen?!

Muss ich mich auch noch mit sowas beschäftigen?

Ohne IT geht heutzutage im Geschäftsleben nichts. Gleichzeitig kann und muss nicht jede Person ein „Techie“ mit tiefem IT-Wissen sein. Gerade in der Führung von kleinen und mittleren Unternehmen gibt es selten eine klassische IT-Abteilung. Oft „macht es halt“ jemand mit oder einfach „halt so“. Was also tun?

Doch selber machen und Expertise aufbauen? Oder doch lieber machen lassen?

Die Fragen zur Gestaltung der IT sind in beiden Fällen gleich, also keine Scheu, auch Dienstleistern auf den Zahn zu fühlen. Das kann im ersten Moment auf Verwunderung stoßen („Wir machen das schon richtig“, „Vertrauen Sie uns nicht mehr?“). Langfristig ist der Nutzen jedoch enorm und die Zusammenarbeit wird vielfach für beide Seiten klarer und angenehmer. Das ist wie beim Hausbau: Da wird selbstverständlich nach einem Plan gefragt und auch auf der Baustelle einmal vorbeigeschaut. Oder es wird sogar ein externes Bausachverständigenbüro beauftragt. Gleiches gilt für die IT: Engagieren Sie einen sachkundigen IT-Experten als Begleiter. Etwa über Freelancer-Portale wie Malt oder über Netzwerke von IT-Spezialisten wie Fratch, oder direkt aus dem Mehrwert München-Netzwerk.

Einfache Fragen stellen

Ob mit oder ohne Begleiter: Ein paar, vermeintlich einfache, Fragen sollten Sie sich selbst und dann später auch ihren Dienstleistern stellen. Oft reicht es dabei schon in wenigen Sätzen einmal aufzuschreiben, wie der Status Quo ist und wo der Schuh drückt. Eine bewährte Struktur für diese Fragen ist:

1. Was machen wir mit IT grundsätzlich?
2. Wo steckt welche IT (Systeme, Rechner, Software, Webseiten, usw.) eigentlich überall drin?
3. Wie sicher und verfügbar sind eigentlich die IT und unsere Daten?

Unter Frage 1 wird geschaut, welche Geschäftsprozesse mit IT unterstützt werden (sollen). Oder auch ob es einen Plan für die IT schon gibt. Danach geht es mit Frage 2 in medias res und es sollte genau geschaut werden, was an IT alles schon da und im Unternehmen drin ist. Das ist erfahrungsgemäß der erste Augenöffner, weil es meist mehr ist, als vorher gedacht. Und bei Frage 3 kommen dann die Themen mit Datenschutz, vernünftigen Passwörtern und den vielfach „vergessenen“ Backups. Dank der Beschäftigung mit Frage 2 sollten hier kein System vergessen worden sein. Probieren Sie es einfach einmal aus, diese drei Fragen ehrlich (und möglichst vollständig) zu beantworten. Wenn danach dann einem Dienstleister auf den Zahn gefühlt wird: Unbedingt das persönliche Gespräch suchen. Ein Versand von Fragen per E-Mail führt schnell zu Missverständnissen oder unnötigem Aufwand, wenn nicht klar ist, wie tief eine Frage (bspw. eine Abwandlung von 3) beantwortet werden soll.

Ausblick

Die gesammelten Antworten sollten schon direkt ein besseres Verständnis für die eigene IT erzeugt haben. Gleichzeitig gibt es für jedes einzelne Fragefeld und seine Verästelungen wieder Spezialisten. Bevor aber jetzt der Wald vor lauter Bäumen aus den Augen verloren geht:

• Ruhe bewahren.
• Fragen durchgehen.
• Und dann bei Bedarf gezielte Unterstützung suchen.

Am Ende gilt es Maßnahmen abzuleiten, wie die eigene IT verbessert werden kann. Dies kann der große Wurf („alles neu“) oder auch eine schrittweise Verbesserung sein. Dabei kann es dann wieder hilfreich sein, einen Sparringspartner von außen heranzuziehen. Dies sollte dann gerade nicht der Stammhändler oder die sowieso schon beauftragte Agentur sein, sondern ein neutraler Dritter.

Über diesen Blogbeitrag

Dieser Blogbeitrag ist eine Kurzfassung des Whitepapers IT hinterfragen und besser machen (lassen). Dieses kann kostenlos auf meiner Webseite heruntergeladen werden.