Gerade in Zeiten von Homeoffice, Homeschooling und Arbeiten in geteilten Teams ist es für Teamleiter und Abteilungsleiter besonders wichtig, einen Überblick über die Personalplanung zu behalten und Dienstpläne optimal zu gestalten.
Wofür ist eine digitale Personalplanung gedacht?
Die Definition einer Personalplanung (auch: Personaleinsatzplanung, PEP) dürfte allseits klar sein – oder etwa nicht? Geht es wirklich nur darum:
- die richtigen Mitarbeiter
- mit den richtigen Qualifikationen
- zur richtigen Zeit
- am richtigen Ort
einzusetzen? Faktisch gesehen mag das so sein.
Doch Schichtplanung, Zeiterfassung und auch Lohnbuchhaltung alleine sind nichts. Erst durch Menschen werden diese Systeme mit Leben gefüllt. Durch Mitarbeiter, die so vielfältig wie unterschiedlich sind – und insbesondere in ihrer Individualität wertgeschätzt werden wollen.
Ist Ihre Personalplanung (PEP) schon digital?
Und noch viel wichtiger dabei: nutzen Sie auch das volle Potenzial Ihrer PEP? Basierend auf der aktuellsten Studie von Gartner werden bis zum Jahr 2024 mindestens 95 % aller neu erworbenen Workforce-Management-Lösungen (= Personalplanung) Cloud-basiert sein. Unternehmen, die sich damit auseinandersetzen, ihre Schichtplanung ins Digitale zu heben, befinden sich also in guter Gesellschaft.
Gartner erstellt jährlich einen Marktleitfaden und konnte bereits im Jahr 2020 eine sehr hohe Nachfrage verzeichnen: noch einmal 27,2 % mehr Unternehmen als noch im Vorjahr fragten nach einer Empfehlung für ein solches Workforce-Management-System an.
Die Excel – ein No-Go in der praktischen Umsetzung
Unternehmen ist prinzipiell wichtig, dass sie trotz einer Planung auf Distanz die Auslastung bestmöglich gestalten. Dabei reicht es eben nicht, eine Wochenplanung als Excel-Datei in eine geteilte Dropbox zu legen. Auf der einen Seite ist dies datenschutzrechtlich höchst brisant und auf der anderen Seite können zugleich verschiedenste Benutzer die Datei verändern. Somit kann es dazu kommen, dass ein Mitarbeiter die ungeliebte Samstag-Nachtschicht mit einem anderen Namen versieht und die Schicht tauscht. Klingt frech und verwegen? Wir haben dies schon in zahlreichen Facetten bei betreuten Unternehmen gesehen.
Welche Probleme vermeidet eine digitale PEP?
Eine digitale Personalplanung vermeidet Ausfallzeiten, die – je nach Mitarbeiter – folgenreiche geschäftliche Konsequenzen nach sich ziehen. Meldet sich Ihr Vertriebsmitarbeiter kurzfristig krank, können möglicherweise anstehende Verkaufstermine mit Neukunden nicht durchgeführt werden.
Ein anderes Beispiel: Ein Praxisverbund hat vier Standorte. An einem der vier Standorte werden heute jedoch Arbeiten an der Starkstromversorgung durchgeführt, wodurch die medizinischen Geräte (z.B. ein MRT) nicht genutzt werden können. Ärzte und Hilfspersonal sind heute umsonst in der Praxis. Auch die Patienten, die auf eine Diagnose warten, müssen einen neuen Termin ausmachen und nochmals anreisen.
Was haben beide Beispiele gemeinsam? Richtig: Überall geht Umsatz verloren. Der Praxisverbund verliert sogar in zweiter Reihe Umsatz, da nicht jeder Patient aufgrund der negativen Erfahrung vor Ort einen Ersatztermin ausmachen wird. Die digitale Personalplanung verhindert genau diesen Vertrauensverlust. Termintreue ist heutzutage ein sehr wichtiger Aspekt im Bereich der Kundenbindung.
Die Orga und Planung im Griff behalten
Die Transparenz zwischen Schichtplaner und Mitarbeiterstamm, die Integration der Urlaubsplanung, die Sichtbarkeit individueller Urlaubstage und transparente Schließtage (z.B. bei Wartungsintervallen von Großgeräten) können Fehlplanungen vermeiden und damit die Termintreue und Auslastung verbessern.
So funktioniert’s reibungslos
NeoDesign beschäftigt sich bereits seit mehreren Jahren mit dem komplexen Thema der Personalplanung und hat die Entwicklung eigener Software in Angriff genommen. Erfahrungsgemäß kann der Personaleinsatz in der Cloud viel besser geplant werden. Entscheidende Vorteile davon sind:
- Dienstplan ist auf allen Endgeräten sichtbar
- Dienstplan ist stets aktuell
- Planung in verschiedenen Zeit-Modellen ist möglich
- Beliebig viele Mitarbeiter können in beliebig vielen Schichten verwaltet werden
- Beliebig viele Standorte können verwaltet werden
- Präferenzen der Mitarbeiter werden stets fair einbezogen (z.B. Lieblingsstandort wg. kurzer Anfahrt)
Wenn Interesse an einer digitalen Personalplanung besteht, beraten wir gerne unverbindlich, welche Möglichkeiten es aktuell gibt. Meldet euch einfach bei uns!
